Създаване на таблици в Access

Създаване на таблици

Създаване на файл за база от данни на Access

Преди да се създадат таблиците и останалите елементи на базата от данни, е необходимо да се създаде самият файл, който впоследствие ще съдържа базата от данни. За целта е необходимо:
Изпълнява се командата File | New Database…; или Ctrl+n; или се натиска бутон New Database, в резултат на което се отваря диалогов прозорец New (вж. Фиг. 4.1).

Фиг. 4.1.

От диалоговият прозорец се избира Blank Database и се натиска бутон OK. В резултат на това действие се отваря друг диалогов прозорец (вж. Фиг. 4.2.).

Фиг. 4.2.

В диалоговата кутия File name следва да се въведе името, което ще има новият файл на базата от данни. За това име важат правилата за имената на файловете на използваната операционна система. Access сам ще постави разширение на името на файла MDB.
За съхраняване на този файл в друг (различен от предложения) справочник, се ползва диалоговата кутия Save in.
След натискане на бутон Create, Access създава файла и отваря празен диалогов прозорец, аналогичен на този от Фиг. 3.2.

Отваряне на съществуващ файл за база от данни на Access

За отварянето на вече съществуващ файл се изпълнява команда File | Open Database…; или C+n; или се натиска бутон Open от лентата с бутони Standard. От появилият се диалогов прозорец се избира името на файла и се отваря до Фиг. 3.2. с бутон Open.

Възможни подходи за създаване на таблица

Независимо дали е отворен съществуващ файл или току-що е създаден нов, то за създаване на нова таблица трябва да е активна страницата Tables на диалоговият прозорец Database (Фиг. 3.2.) и след това да се натисне бутон New. В резултат на това се отваря диалогов прозорец New Table (вж. Фиг. 4.3.), в който трябва да се избере начинът по който ще се създава новата таблица.

Фиг. 4.3.

В прозорец New Table има възможност да се избире една от следните възможности:

Datasheet View – при избор на тази възможност се отваря диалогов прозорец с примерна таблица с 20 колони (именувани Field1, Field2,…, Field20) и 30 реда, в клетките на която потребителят директно започва да въвежда своите данни. След въвеждането на няколко записа, които потребителят желае да присъстват в таблицата, която той създава по този начин, таблицата се записва (например чрез File | Save). При това действие Access запитва за име на новосъздадената таблица, след това следва запитване дали таблицата ще притежава първичен ключ и с това приключва процеса на създаване на нова таблица. Създадената по този начин таблица обаче може да задоволи само един начинаещ потребител, тъй като за практически нужди създадената по този начин таблица обикновено е неподходяща;

Design View – при избор на тази възможност се използват всички възможности на Access за изграждане на таблица;

Table Wizard – при избор на тази възможност могат да се създадат множество таблици на базата на готови шаблони за таблици или ако е необходимо могат да се комбинират отделни полета от различни шаблони в новосъздаваната таблица. Тази възможност определено е за предпочитане пред Datasheet View;

Import Table – тази възможност се използва за създаване на нова таблица, която по своята структура съответства на вече съществуваща в друг файл таблица. След като се копира съществуващата таблица в новия файл, може да се наложи тя допълнително да бъде редактирана за да се пригоди за конкретните нужди.

Link Table – тази възможност се използва, когато се създава нова таблица, която трябва да се свърже към таблици, съществуващи в друг файл.
Като обобщение следва да се посочи, че всека една от тези възможности има своето място в ежедневната работа, но като основен начин за създаване на таблица следва да се счита Design View.

Създаване на таблица в Design View

В диалоговият прозорец New Table се избира Design View, натиска се бутон ОК, в резултат на което се отваря диалогов прозорец (вж. Фиг. 4.4.) в който се описват елементите на новосъздаваната таблица.

Фиг. 4.4.

Мрежата в Design View има три колони: Field Name (име на поле), Data Type (вид на данните) и Description (описание).
Следващата стъпка по създаването на нова таблица е изписване на името на първото поле на бъдещата таблица в най-лявата и най-горна клетка. Както показва пояснителният надпис долу в дясно на прозореца, името може да е с дължина до 64 символа и да съдържа интервали. Може да се ползва А за получаване на помощна информация.
След изписване името на първото поле се преминава в полето Data Type, в което трябва да се посочи, какъв тип данни ще се съхраняват в това поле. В този момент диалоговият прозорец вече се е променил (вж. Фиг. 4.5.) и могат да се задават различни характеристики за полето.
Както се вижда от отвореният падащ списък към полето Data Type, могат да бъдат използвани различни възможности за определяне типа на описваното поле. При изпълнението на това действие, се определя:

Фиг. 4.5.

- какъв тип данни ще се въвеждат в полето. Например, не може да се въвежда текст в поле, за което е посочено, че е от тип Number;
- какво количество памет ще използва Access за съхраняване на данните от това поле. Например, всяка стойност от тип Currency използва 8 bytes памет;
- какъв тип операции ще могат да се изпълняват със стойностите от това поле. Например, възможно е изпълнение на аритметични действия само с данни от тип Number или Currency, но не и с данни от тип Text;
- дали е възможно да се сортират или индексират данните от това поле. Например не може да се индексират Memo и OLE полета.
Както се вижда от Фиг. 4.5. в полето Data Type могат да бъдат посочени всеки един от типовете, представени в следващата таблица:

В последното поле от мрежата (Description) се въвежда по желание на потребителя, кратко описание за предназначението на полето. Това описание се извежда в status bar когато се въвеждат данни в таблицата в Datasheet view или в контрол, свързан с полето.

Редактиране структурата на таблицата

Подреждане на полетата на таблицата
Ако таблицата на която ще се променя последователността на полетата не е отворена в режим Design, то това се постига с избиране на името на таблицата в прозорец Database (Фиг. 3.2.), след което се натиска бутон Design от същият прозорец.
Избира се полето подлежащо на преместване в съществуващата структура (веднъж се чуква върху селектора, след това повторно се чуква и задържа левия клавиш за да се разпознае следващото действие), след което се провлачва на ново място (вж. Фиг. 4.6. за преместване на полето Ime между полетата Grad и Bdate).

Фиг. 4.6.

Изтриване на ненужно поле от таблицата
За изтриване на ненужно поле от структурата на таблицата е необходимо то да бъде избрано, след което се натиска клавиш D или от контекстното меню се избира Delete Rows или се изпълнява команда Edit | Delete Rows.

Добавяне на ново поле като последно в таблицата
За целта се посочва с показалеца на мишката и се щраква в празният ред след последното съществуващо поле от структурата на таблицата. След това се задава име и тип за новото поле.

Добавяне на едно ново поле между съществуващи полета
Избира се полето преди което ще е новото поле чрез селектора на полето или с просто преместване на мигащият маркер в него. Изпълнява се команда Insert | Rows, или от контекстното меню Insert Rows или просто се натиска клавиш I.

Добавяне на няколко нови полета между съществуващите полета
Избират (маркират) се толкова полета от съществуващата структура, колкото е необходимо да бъдат добавени, като при това първо сред избраните трябва да е полето, преди което ще се вмъкнат новите полета. Изпълнява се команда Insert | Rows или просто се натиска клавиш I.
Забележка: по подобен начин могат да се изтриват и няколко полета от съществуващата структура на таблицата, вместо да се изтриват едно по едно, както бе пояснено в 5.2.

Задаване на първичен ключ за таблица
Необходимо е винаги в една таблица да се създава първичен ключ, тъй като това дава следните предимства:
Access автоматично създава индекс за първичния ключ. Този индекс рязко съкращава времето необходимо за изпълнението на запитванията и другите операции.
Когато се разглежда съдържанието на една таблица във форма или datasheet, Access показва записите по подразбиране в съответствие с първичния ключ.
Когато се добавят данни в таблица, Access не приема записи с първичен ключ, вече съществуващ в таблицата. Затова може потребителят да бъде уверен, че всеки запис е с уникален ключ.
Освен това, нужно е да е дефиниран първичен ключ, за да се създават в последствие връзки между таблици или ако ще се актуализират данните в две или повече таблици едновременно.
Забележка: Когато се прави опит за запис на новосъздадена таблица, за която не е дефиниран първичен ключ, Access отправя към потребителя запитване за създаване на такъв ключ. Ако потребителят избере Yes, Access създава ID поле, използващо AutoNumber тип за съхраняване на уникална стойност за всеки запис. Ако записваната таблица вече има AutoNumber поле, Access използва това поле за първичен ключ.
За задаване на първичен ключ трябва да се изпълни следното:
Чуква се в полето, което трябва да се използва като първичен ключ. За създаването на първичен ключ на базата на няколко полета, трябва да се натисне и задържи натиснат клавиш C, а след това да се чуква върху селектора на полето за всяко от полетата.
От контекстното меню се избира Primary Key, или се натиска бутон Primary Key от лентата с бутони Standard или се изпълнява Edit | Primary Key.
Access добавя индикатор за първичен ключ в ляво от полето или полетата, за които той е създаден (вж. Фиг. 4.6. в която полето Fn е определено като първичен ключ и съответната за това индикация е в ляво на името на полето).
Редактирането или отстраняването на първичен ключ ще бъде разгледано по-късно – при Indexes window.

Съхраняване на таблица

След като е описана структурата на една таблица, следващата стъпка е нейното съхраняване, след което ще е възможно да се въвеждат записи в нея. След като една таблица се съхрани, чак тогава тя се появява в Database прозореца.
Когато се съхранява таблица, редно е тя да получи “говорящо” име, описващо информацията, която съдържа. Името може да съдържа до 64 символа, букви и цифри, включително и интервали.
За съхраняване и именуване на таблица се прави следното:
Изпълнява се File | Save.
Ако таблицата се съхранява за пръв път, трябва да се посочи нейното име и тогава да се натисне ОК.

Показване (отваряне) на таблица в Datasheet

Когато се желае въвеждане, редактиране и изтриване на записи в таблица, една от възможностите е това да се извършва в Datasheet view.
Ако таблицата е затворена, то за отварянето й в този режим трябва да се чукне двукратно върху името й в Database прозореца.
Ако е правена промяна в структурата на таблицата, но не е затворена, то преминаването в този режим може да стане с изпълнението на командата View | Design View, като при това, ако променената структура не е записана, Access първо ще поиска да се потвърди съхранението на таблицата и след това ще я отвори в Datasheet view.
След като таблицата се отвори в Datasheet view, то в нея могат да се въвеждат записи. В този режим таблицата се извежда в табличен (row and column) формат (вж. Фиг. 4.7.).

Фиг. 4.7.

Създаване на връзки (отношения) между таблици

Връзките (Relationships) обединява