Допълнителни възможности на таблиците в Access

Допълнителни възможности
на таблиците в Access

Определяне на размера на полетата
В предишната глава се занимавахме изключително с горната половина на прозорец Table в изглед Design (вж. коментара към Фиг. 4.4., 4.5., 4.6.), като добавяхме и променяхме нови полета в таблицата. Тук ще се занимаем с другата половина – атрибутите на поле (Field Properties).
Тези атрубути се отнасят само за съответните полета, а не за цялата таблица. Когато трябва да се променят атрибутите на едно поле, първо трябва да бъде избрано. Това става като се посочи името на полето и се щракне в него. В долната част на прозореца се показват атрибутите за съответното поле. Атрибутите зависят от типа на полето. Например текстовите полета нямат настройка на броя на знаците след десетичната запетая (Decimal Places), а полетата от тип Memo нямат размер (Field Size).
Възможно е да се задава размер на поле за стойности от тип Text и Number, посредством Field Size атрибута.

Определяне размера на поле от тип Text
В полето Field Size се задава максималния брой символи, които ще може да се въвеждат в полето. Например, ако се укаже стойност за текстово поле във Field Size – 6, то в това поле ще могат да се въвеждат максимум до шест символа.
Стойностите които могат да се въвеждат в това поле са в интервала 1-255, като стойността по подразбиране е 50, а тя може да бъде променена от потребителя чрез задаване на нова стойност в Tools | Options | Tables/Queries | Default Field Sizes | Text.

Определяне размера на поле от тип Number
За поле от тип Number, атрибут Field Size определя големината на стойността, която може да се съхрани в полето и дали полето може да съдържа дробна част. По подразбиране, Access предлага за полетата от тип Number атрибут Long Integer, но това може да бъде променено по желание на потребителя в Tools | Options | Tables/Queries | Default Field Sizes | Number. На Фиг. 5.1. са показани възможните стойности за атрибут Field Size за поле от тип Number, а възможните стойности и използваната от полетата памет са представени в Глава 4, стр. 31.



















За препоръчване е да се ползват колкото е възможно по-малки стойности по отношение на паметта, тъй като Access работи по-бързо с по-малки по размер полета.
Когато трябва да се съхраняват и дробни числа, то изборът се ограничава до Single и Double, а за парични стойности трябва да се предпочете Currency пред Number.

Определяне форматирането на полетата
Когато се задава типа на данните за дадено поле, то повече или по-малко е определен начина, по който ще се показва информацията в полето. Например, ако се посочи Data/Time в Data Type, то числата които ще се въвеждат ще се преобразуват във формат за дата и час.
За по прецизно форматиране на едно поле, трябва да се ползва атрибута Format от списъка с атрибутите. Когато се избере този атрибут, се появява в дясно на реда бутон със сочеща надолу стрелка. Натиска се бутона, за да се види с какви възможности се разполага. За различните типове данни са предвидени различни възможности.
Трябва да се има предвид, че Access ползва настройки от Windows Control Panel, както следва:

Ако данните не се извеждат във формата, който се желае, трябва да се променят настройките в Regional Settings на Control Panel.

Формати за числа
Числата винаги се въвеждата като числа, но те могат да изглеждат по различен начин. За едно поле от тип Number могат да бъдат избирани 6 различни форматни характеристики. На Фиг. 5.2. е представен пример с числа,въведени и показани по идентичен начин в полето General Number, а в останалите колонки на таблицата – как изглеждат същите числа от първата колонка при ползване на другите форматни характеристики за числа.



Друга форматна характеристика, която има отношение към форматирането на числата е брой разряди след десетичната запетая (Decimal Places). В нея може да се избира между Auto и 0, 1, 2,…, 15 разряда, в зависимост от конкретните нужди. В примера представен на Фиг. 5.2. тази форматна характеристика е със стойност Auto.

Формати за дата
Когато в таблица едно поле се укаже като поле от тип Data/Time, това поле може да бъде форматирано по различен начин, чрез атрибута Format. Ако не се зададе форматна характеристика за поле от този тип, стойността по подразбиране е General Date. На Фиг. 5.3. е представен пример, от който се виждат възможните за използване форматни характеристики (използвани са като наименования на колоните от таблицата). Във всяко едно поле е въведена една и съща стойност – 21.01.1999 17:35:45, и се вижда как се извежда тази стойност при различните форматни характеристики.

Потребителски формати