Приложението Microsoft Office Excel

Раздел 1. Приложението Microsoft Office Excel 5
Конструиране на бази от данни в Excel
Раздел 1. Приложението Microsoft Office Excel
В този раздел са включени няколко основни теми.
Първата тема прелага някои полезни техники, като именувани на области,
техниката
Validation и техниката на създаване на сценарии, които ще бъдат ползвани в
по-нататъшното изработване на практическите задачи.
Втората тема е посветена на базите данни в приложението
Microsoft Office Excel
2003
. Тя включва начално запознаване с темини и понятия, продължава със създаване
на бази от данни и разглежда най-детайлно различни техники за обработка на данни,
съхранявани в бази от данни. Разгледани са подробно темите за правилно подреждане и
съхраняване на данните, редактиране, корекция, сортиране, филтриране, групиране,
обединяване, осеви таблици, специални функции за работа с бази от данни и други.
Всички техники са предложени с много илюстративни примери и задачи за
упражнения. Предложеното в този раздел формира една солидна база от познания и
умения за съхраняване и обработка на данни с възможностите на приложението
Microsoft Office Excel 2003. Останалите технически възможности за манипулации с
данни ще са предмет на изучаване в следващата учебна година.
Третата последна тема предлага многобройни примери за решаване на
разннобразни проблеми от областта на финансовата математика, статистиката,
икономиката, математическото оптимиране. В примерите са предложени и
многобройни графики, изобразяващи различни ситуации.

Информационни технологии ХІ клас
Татяна Дичева, Евгения Ангелова, Асен Рахнев
6
Тема 1: Някои полезни техники
I. Именувани области
А. Създаване на именувани области
Именуване на област от работен лист
1.
Маркира се област от активния работен лист (може и да не е компактна
1
).
2. От менюто Insert се избира Name и от
присъединеното меню се избира
Define.
3. В полето Name in workbook на отворилия се
прозорец
Define Name се пише името на областта.
4. Натиска се бутона Add от текущия прозорец
и името на областта се появява в списъка от имена на
области на текущия прозорец.
Именуване на друга област от работен лист

5.
Щраква се с левия бутон на мишката в полето Refers to.
6. Маркира се областта за именуване.
7. Щраква се с мишката в полето Name in workbook и се пише името на
областта.
8. Натиска се бутона Add от текущия прозорец и името на областта се появява в
списъка от имена на области на текущия прозорец.
Забележка
: В приложения тук кадър в прозореца Define Name се вижда списък
от имена на области:
Наличности, Общо, Приходи, Разходи и т.н. В момент на въвеждане е
област с името:
Име на област .
9. Ако процеса на именуване на области е приключил, то се натиска бутона ОК
от прозореца
Define Name.
Изтриване на име на област

10.
От менюто Insert се избира Name и от присъединеното меню се избира
Define.


1
Може маркираната област активния работен лист да се повтори и на други листове от текущата работна
папка. За целта е достатъчно да се щракне с левия бутон на мишката върху името на съответния работен
лист.

Раздел 1. Приложението Microsoft Office Excel 7
Конструиране на бази от данни в Excel
11. От списъка с имена на области на прозореца Define Name и се избира името
на областта за изтриване.
12. Натиска се бутона Delete от текущия прозорец и името на областта се
премахва от списъка от имена на области на текущия прозорец.
13. Натиска се бутона ОК.
Б. Приложение на именувани области
Маркиране на именувана област

В падащия списък към полето Name Box на лентата Formula bar е предоставен
целия списък с именувани области от текущата работна папка. От там се избира името
на област и тя се маркира.
В приложения тук пример в падащия списък на полето
Name Box се виждат
имената на всички именувани области за текущата работна папка. Избрано е името
Разходи и се вижда коя е областта именувана с това име. В случая тя обединява
клетките
С2, С3, С4, С5 и С6.
Вмъкване на именувана област във формула

За вмъкване на име на област във формула, на съответното място във формулата
се прави следното:
1. От менюто Insert се избира Name и от присъединеното меню се избира Paste
и се отваря прозорецът
Paste Name. Там е предоставен списъкът от имената на всички
именувани области в текущата работна папка.
2. Избира се име и се натиска бутона ОК. Избраното име се появява на
съответното място във формулата.

Информационни технологии ХІ клас
Татяна Дичева, Евгения Ангелова, Асен Рахнев
8
Илюстративни примери:

Пример 1: На следващия кадър името Таблица е вмъкнато в скобите на
вградената функция
SUM, което означава, че ще сумират стойностите от всички клетки,
които формират областта с име
Таблица.
Пример 2:
В колоната Наличности на таблицата в следващия кадър в клетката D2
се вижда формулата
= Приходи - Разходи . Така изглежда формулата и в клетките D3,
D4, D5, D6.

Раздел 1. Приложението Microsoft Office Excel 9
Конструиране на бази от данни в Excel
II. Техниката Validation
Тази техника дава възможност за определена клетка или набор от клетки да се
създаде ограничително условие за данните, които ще се въвеждат там. В случай, че
въведената данна отговаря на поставеното условие за клетката, то тя се допуска да
стане нейно съдържание. Ако въведената данна не отговаря на поставеното условие се
появява прозорец, който съдържа съобщение за грешка.
А. Прилагане на техниката
1. Маркира се областта, към която ще бъдат наложени ограничения.
2. От менюто Data се избира Validation и с отваря прозорецът Data Validation. В
него има три страници.
3. В първата страница Settings се задава критерия, по който ще се ограничава
въвеждането на данни в клетките от маркираната област.
4. Във втората страница Input message се формира съобщение, насочено към
потребителя. Това съобщение е възможно да се появява при
всяко активиране на клетката. То се помества в помощно
прозорче в близост до клетката.
5. В третата страница Error Alert се предоставя
възможност за създаване на персонално съобщение за
потребителя, в случай че в клетката се въведе непозволена
данна, както и да се избере типа на съобщението.
Техническите възможности на всяка една от трите страници на този прозорец и
начина на ползване са изложени детайлно в следващите точки.
Б. Задаване на ограничения за данни
В първата страница Settings се задава критерия, по който ще се ограничава
въвеждането на данни в клетките от маркираната област. В падащия списък на полето
Allow се предлагат категории за данни. Те са:

Информационни технологии ХІ клас
Татяна Дичева, Евгения Ангелова, Асен Рахнев
10
а) Категория
Any value
Тази категория е настроена по подразбиране и допуска въвеждането на всякакъв
тип данни в клетките на маркираната област, т.е. няма ограничение.
б) Категория Whole number
Избора на тази категория е всъщност налагане на ограничение за въвеждане
само на цели числа в
клетките на маркираната
област. След избирането
на тази категория
долната част на
прозореца на тази
страница се променя и
предоставя три полета, в
които да се зададат
конкретни ограничения
за целите числа. От
падащия списък в полето
Data може да бъдат
избрани условия за сравняване на стойности на цели числа. Предлагат се условията:
Р между (between);
В този случай стойностите, които се въвеждат трябва да са цели числа, които
принадлежат задължително на затворен
интервал
[ А ; В ]. Задават се:
в полето
Minimum левия край А
на интервала;
в полето
Maximum десния край В
на интервала.
Задаването на стойности в тези
полета може да стане или с директно
въвеждане стойност от клавиатурата
или като се въведе адрес на клетка,
чиято данна ще се ползва. Това е
показано в двата примера в дясно.
Напр. ограничение за цели числа в интервала [2;6].
Допуснати позволени стойности
Цяло число в инт. [ 2 ; 6 ] 2 3 6 5
Р извън (not between);
Стойностите, които се въвеждат трябва да са цели числа, които не принадлежат
на затворен интервал
[ А ; В ].
Задават се, както в предишния случай: в полето
Minimum левия край А на
интервала; в полето
Maximum десния край В на интервала.
Напр. ограничение за цели числа извън интервала [2;6].
Допуснати позволени стойности
Цяло число извън инт. [ 2 ; 6 ] 1 7 -2 100
Р равно (equal to);
Единствената стойност, която се допуска да се въведе е
цялата стойност, които се въвежда в полето
Value (напр.
стойността 89).

Раздел 1. Приложението Microsoft Office Excel 11
Конструиране на бази от данни в Excel
Р
неравно (not equal to);
Стойностите, които се въвеждат трябва да са цели числа, които не
са равни на
цялото число въведено в полето
Value (напр. числото 89, т.е. допустими са всички цели
числа, които са различни от 89).
Р по-голямо (greater than);
Стойностите са цели числа по-големи от въведената в полето
Minimum стойност (напр. цели числа по-големи от 3).
Аналогично се задават ограниченията и в следващите случаи.
Р по-малко (less than),
Р по-голямо или равно (greater than or equal to),
Р по-малко или равно (less than or equal to).
в) Категория
Decimal
Избора на тази категория е всъщност налагане на ограничение за въвеждане
само на реални числа в клетките на маркираната област. След избирането на тази
категория долната част на прозореца на тази страница се променя и предоставя полета,
в които да се зададат ограничения за реалните числа. От падащия списък в полето
Data
може да бъдат избрани условия за сравняване на стойности на реални числа.
Ситуацията е аналогична на представената по-горе за целите числа.
Допуснати позволени стойности
реално число в инт. [ 2,3 ; 2,8 ] 2,3 2,8 2,3123 2,79999
г) Категория List
Изборът на тази възможност задължава във всяка една от клетките на
маркираната област да може да се въвежда стойност само измежду стойностите на
предварително създаден списък от позволени стойности, поместен на същия работен
лист. Този списък е разположен или само в колона или само в ред от електронната
таблица на работния лист. Практически това може да се прави по два начина:
Р В клетката се появява падащ списък за избор на стойност, в който е
поместен списъка и от него потребителят избира стойност, която се въвежда в клетката.
Р В клетката няма никаква индикация за това какви стойности могат да се
въвеждат в нея, но потребителят е ограничен да въвежда стойност, участваща в
предварително избрания списък.
Технически това се реализира така:
1. При избор на тази опция се появява полето Source.
2. Щраква се с мишката в това поле.
3. Маркира се с мишката областта, в която са въведени стойностите, които ще
формират списък от позволени стойности и адреса й се въвежда в полето
Source.

Информационни технологии ХІ клас
Татяна Дичева, Евгения Ангелова, Асе